Um recurso partilhado pode parecer disponível quando está apenas entre duas utilizações. Preparação, transporte, limpeza ou verificação podem exigir um intervalo que o calendário não mostra. Se esse trabalho ficar fora da reserva, a entidade seguinte recebe uma promessa que depende de alguém recuperar tempo invisível. A capacidade útil precisa de representar mais do que as horas em que o equipamento está a ser usado. [S1]
Num exemplo hipotético, uma associação termina uma atividade ao meio-dia e outra reserva o mesmo equipamento para a hora seguinte. A deslocação parece curta, mas ainda é necessário verificar o estado, preparar acessórios e confirmar a receção. A agenda permite a combinação porque regista apenas a atividade. O conflito aparece na passagem, quando ambas as entidades já organizaram pessoas e horários à volta da disponibilidade anunciada.
Uma revisão pode identificar o percurso entre utilizações e reservar intervalos compatíveis com esse trabalho. Também deve esclarecer quem o executa e como se comunica um atraso. Não se trata de aumentar margens sem critério, mas de tornar visíveis as condições necessárias à partilha. Depois de existir experiência, os intervalos podem ser revistos. Uma agenda mais cheia não demonstra, por si, melhor utilização; pode apenas estar a esconder o esforço que mantém o recurso operacional para a pessoa seguinte.